Nicht alle kommunalen Angelegenheiten können im Gemeinde- oder Kreisrat ausführlich beraten und diskutiert werden, da dies zu viel Zeit in Anspruch nehmen würde. Außerdem brauchen die ehrenamtlichen Gemeinderäte/-innen für viele Entscheidungen den Rat von Sachverständigen, die sich in den einzelnen Angelegenheiten gut auskennen.

Im Bereich der Medienentwicklungsplanung sollten dabei Vertreterinnen und Vertreter von externen Beratungssystemen eine Rolle spielen. Dabei ist neutralen Beratungssystemen, hinter denen keine Firma oder kein Hersteller steht, der Vorzug zu geben. Leider verfügen diese Systeme sehr oft nicht über ausreichende Ressourcen oder hinreichende Systemkenntnis von den Abläufen in einer Kommune.

Manche Ausschüsse können auch allein (beschließend) zuständig sein, das heißt, dass ihre Entscheidung zu einem Thema – ohne nochmaligen Beschluss des Gemeinderates – bereits verbindlich ist und von der Verwaltung umgesetzt wird. Welche Entscheidungen bereits in den Ausschüssen gefällt werden können, legt der Gemeinderat selbst in der Hauptsatzung der Kommune fest. Hier steht auch, welche Entscheidungen der/die Bürgermeister/-in alleine treffen darf, ohne den Gemeinderat einzubeziehen. Die Hauptsatzung ist quasi das „Grundgesetz“ einer Gemeinde.

Die wichtigsten Ausschüsse im Kontext der Medienentwicklungsplanung sind Schul-, Bau- und Finanzausschuss.

Dem Schulausschuss sollte regelmäßig berichtet werden. z.B. im Rahmen der „Meilensteine“ eines Projektmanagements, wenn Medienentwicklungsplanung in dieser Form durchgeführt wird.

Im Vorfeld der Abgabe einer Beschlussfassung eines Medienentwicklungsplanes sollte die Politik einen „Hinweis“ erhalten, was sie erwartet.