Die Kommunalverwaltung trägt die Hauptlast bei der Medienentwicklungsplanung. Jede Maßnahme wird hier im Rahmen der zu Verfügung stehenden Haushaltsmittel geplant, ausgeschrieben, vergeben, abgenommen und abgerechnet. Insbesondere bei der Schaffung digitaler Infrastruktur sind u.U. mehrere Abteilungen involviert: Beim Glasfaserausbau das Tiefbauamt, beim LAN- und Stromausbau das (Hoch-)bauamt, bei der Beschaffung aktiver Komponenten (z.B. Switche, WLAN-Accesspoints) das Schulamt. Gerade bei kleinen Trägern stehen u.U. Einzelpersonen in Personalunion für mehrere Aufgabenbereiche gleichzeitig.

Der sich im Zuge der Digitalisierung ergebende Aufgabenpool ist vergleichsweise riesig und nur durch die Schaffung neuer Stellen im Stellenplan für eine Verwaltung sinnvoll zu bewältigen. Insbesondere im Bereich des IT-Supports - wenn dieser an der Verwaltung angesiedelt werden soll - ergeben sich zusätzliche Herausforderungen, da Verwaltung an Tarifrecht gebunden ist. Man hat dieses Problem erkannt und bietet vermehrt duale Studiengänge an, die sowohl Verwaltungsrecht als auch IT-Kompetenzen umfassen. Weiterhin funktioniert Verwaltung oft sehr klassisch nach dem Prinzip der Zuständigkeiten - da können Vorgänge zwischen einzelnen Abteilungen schon einmal eine Weile hin- und hergeschoben werden, bis sich eine Person letztlich für zuständig erklärt.

Verwaltung sollte früh in den Prozess der Medienentwicklungsplanung eingebunden sein, damit sie ausreichend Zeit erhält, Ressourcen einzuschätzen und bei der Politik einzufordern - vor allem bei der Stellenzuweisung. Nichts ist ein größeres öffentliches Desaster als eine politische beschlossene Medienentwicklungsplanung ohne eine ausreichend handlungsfähige Verwaltung.